Política de Tratamiento de Datos Personales

1. ¿Quién es el responsable de sus datos?

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (capítulo 25), que regulan la protección de datos personales en Colombia.

2. Principios

La Fundación trata sus datos con legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (Ley 1581 de 2012, art. 4). Solo recogemos los datos necesarios para cada finalidad y nunca usamos medios engañosos para obtenerlos.

3. ¿Qué datos tratamos y para qué?

También usamos fotografías y videos de las actividades solo con una autorización aparte y voluntaria. Participar en un programa nunca depende de autorizar el uso de su imagen.

4. Datos sensibles

Son datos sensibles los que afectan su intimidad o pueden generar discriminación, como los de salud, vida sexual, origen racial o étnico, convicciones religiosas o políticas y datos biométricos (Ley 1581 de 2012, art. 5). Por prudencia, también tratamos con ese cuidado la condición de víctima y la situación migratoria.

• Solo los tratamos con su autorización explícita.
• Usted no está obligado(a) a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos.
• Ningún servicio depende de que usted los entregue.
• Los guardamos en carpetas de acceso restringido.

5. Datos de niñas, niños y adolescentes

Solo recogemos datos de menores de edad cuando es indispensable para un programa, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. La autorización la da su representante legal, después de escuchar la opinión del menor (Ley 1581 de 2012, art. 7). Nunca publicamos imágenes ni datos que permitan identificar a un menor sin esa autorización.

6. Autorización

• Pedimos su autorización antes o, a más tardar, al momento de recoger sus datos.
• En esta página web usted autoriza marcando una casilla que no viene marcada.
• Guardamos la fecha, la hora y el texto que usted aceptó, como prueba.
• El silencio nunca vale como autorización.
• No se necesita autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo cuando una autoridad la pide en ejercicio de sus funciones o se trata de datos públicos.

7. Sus derechos

Usted puede (Ley 1581 de 2012, art. 8):

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que dio.
• Saber, si lo pide, cómo hemos usado sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que suprimamos sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a sus datos, al menos una vez al mes y cada vez que esta política cambie de forma importante.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de presentar su consulta o reclamo ante la Fundación.

Pueden ejercer estos derechos usted, sus causahabientes, su representante o apoderado. Los derechos de los menores los ejercen sus representantes legales.

8. ¿Cómo presentar una consulta o un reclamo?

Canales: correo electrónico informacion@funsep.org, o por escrito en la oficina de la Calle 18A No. 25-53, Oficina 302, Pasto. El área que atiende estas solicitudes es la Administración Jurídica de la Fundación.

Consultas (para saber qué datos suyos tenemos): las respondemos en un máximo de 10 días hábiles. Si no es posible, le avisamos antes de que venza el plazo y respondemos en máximo 5 días hábiles más (Ley 1581 de 2012, art. 14).

Reclamos (para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o informar un incumplimiento):

1. Incluya su identificación, la descripción de los hechos, su dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que lo complete, se entiende que desistió.
3. Si no somos competentes, lo trasladamos a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y le avisamos.
4. Lo resolvemos en un máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, le avisamos y respondemos en máximo 8 días hábiles más (Ley 1581 de 2012, art. 15).

9. Entrega de datos a terceros

• A la institución aliada del convenio de becas: solo con su autorización y solo los datos que el convenio necesite.
• A proveedores que nos prestan servicios (por ejemplo, correo y almacenamiento en la nube): solo para que traten los datos por cuenta de la Fundación, con obligaciones de seguridad y confidencialidad. Algunos de esos servicios pueden tener servidores fuera de Colombia; por eso pedimos su autorización para ese almacenamiento (Ley 1581 de 2012, art. 26).
• No vendemos sus datos ni los entregamos a terceros para fines distintos de los de esta política.

10. Seguridad

Guardamos los datos en carpetas institucionales con acceso solo para quien los necesita, protegemos los documentos en papel bajo llave, hacemos copias de seguridad y exigimos confidencialidad a todas las personas que tratan datos. Si ocurre un incidente que ponga en riesgo sus datos, lo atendemos de inmediato, se lo informamos si puede afectarle e informamos a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.

11. ¿Por cuánto tiempo conservamos sus datos?

Solo el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que los recogimos. Después los suprimimos, salvo que una norma o un contrato exija conservarlos (por ejemplo, los soportes contables se conservan diez años, Ley 962 de 2005, art. 28).

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su aprobación por la Dirección Ejecutiva de la Fundación y mientras la Fundación trate datos personales. Si la cambiamos de forma importante, lo informaremos en esta página antes de aplicar el cambio y, si cambia la finalidad, pediremos una nueva autorización.

Consulte también nuestro Aviso de Privacidad.